（一）撰寫會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要是公司的重要文件，主要用來備忘已研究決定的事項(xiàng)，例會(huì)結(jié)束后，為了把主要的會(huì)議內(nèi)容和決定上報(bào)或傳達(dá)到員工，秘書往往需要撰寫會(huì)議紀(jì)要。但不是每一次的例會(huì)都需要寫，這得看會(huì)議主持人的要求。秘書應(yīng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作。
會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢，發(fā)布前行政部應(yīng)填寫會(huì)議紀(jì)要發(fā)布審批單（見表1-8），審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號(hào)、發(fā)布范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（或主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見。行政部要將會(huì)議紀(jì)要發(fā)至參加會(huì)議的全體人員，以便對(duì)照核查會(huì)議決議的落實(shí)情況。由與會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)。核閱后復(fù)印分發(fā)出席人每人一份，并以出席者簽字為據(jù)。
（二）會(huì)議文件的保管
經(jīng)理例會(huì)是企業(yè)、公司內(nèi)部的重要會(huì)議組織形式之一，是公司中層領(lǐng)導(dǎo)們研究經(jīng)營(yíng)管理中重大事項(xiàng)的會(huì)議，也是公司決策層召開的會(huì)議。因此，會(huì)議過程中形成的會(huì)議記錄，還有會(huì)議后整理發(fā)文的會(huì)議紀(jì)要，都反映了本公司的主要職能活動(dòng)，對(duì)日后工作有參考作用和憑證價(jià)值，所以秘書要整理好，以備日后的歸檔管理。
（三）檢查、督促例會(huì)決定的貫徹情況
例會(huì)做出的決定和安排的工作任務(wù)，不一定完全能按要求完成，因此，會(huì)議結(jié)束后，秘書要根據(jù)例會(huì)對(duì)工作任務(wù)的時(shí)間要求去檢查和督促相關(guān)部門的工作。對(duì)會(huì)議決議實(shí)施情況進(jìn)行調(diào)查，如完成
會(huì)議紀(jì)要表（見表1-9）的填寫，及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告。
（四）清理會(huì)議室，為下一次會(huì)議做好準(zhǔn)備
每次會(huì)議結(jié)束之后，秘書要立即安排相關(guān)人員清理會(huì)議室，不要拖延。否則煙灰缸里的煙頭會(huì)在會(huì)議室散發(fā)出煙味，形成污濁的空氣。還有茶杯里的剩余茶水會(huì)結(jié)成茶垢，使茶杯不易清洗干凈。相關(guān)范例樣本
一、經(jīng)理例會(huì)通知范例
（一）中小型公司經(jīng)理例會(huì)通知范文
1．便函式
會(huì)議通知
致：各部門經(jīng)理
發(fā)自：總經(jīng)理秘書劉麗
日期：2020年7月15日
主題：部門經(jīng)理的圓桌會(huì)議通知
2020年7月25日上午11：00，在燕都賓館會(huì)議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會(huì)議。中午12：15將有午餐供應(yīng)。如果您不能參加，請(qǐng)?jiān)?月24日之前打電話告知（聯(lián)系電話：400 162 8006）。
附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張賓館方位地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明。
附件：議事日程、地圖、說明
2．卡片式
部門經(jīng)理會(huì)議
目的：討論公司下一年度市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃
時(shí)間：2020年12月20日上午9：00
地點(diǎn)：公司第一會(huì)議室
如您無法出席，請(qǐng)于×月×日前電話告知×××。電話號(hào)碼：××××××××。
（二）大型公司經(jīng)理例會(huì)通知范文
關(guān)于召開3月份經(jīng)理例會(huì)的通知
各子公司、分公司、業(yè)務(wù)部：
春回大地，百花盛開，眨眼一季度工作即將過去，為做好階段性工作小結(jié)，真正實(shí)現(xiàn)第一季度“開門紅”，公司現(xiàn)定于3月18日（周五）召開3月份經(jīng)理例會(huì)，具體安排如下：
1．會(huì)議時(shí)間：2020年3月18日（周五）8：30—11：30。
2．會(huì)議地點(diǎn)：奧林匹克俱樂部（中山四路230號(hào)）南寧廳。
3．會(huì)議主持：張彬。
4．會(huì)議主題：強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)、重在執(zhí)行。
5．會(huì)議內(nèi)容：
（1）8：30—8：45營(yíng)運(yùn)部總經(jīng)理王運(yùn)鴻做2月營(yíng)運(yùn)工作匯報(bào)。
（2）8：45—8：55財(cái)務(wù)總監(jiān)吳靜做2020年度預(yù)算編制說明。
（3）8：55—9：25財(cái)務(wù)部經(jīng)理黃巍做2月份財(cái)務(wù)情況分析。
（4）9：25—9：45市場(chǎng)開發(fā)部總經(jīng)理徐進(jìn)分析2月營(yíng)銷實(shí)績(jī)及市場(chǎng)開發(fā)部2020年獎(jiǎng)懲機(jī)制。
（5）9：45—10：05外貿(mào)事業(yè)部總經(jīng)理張彬做2020年對(duì)外貿(mào)易政策宣講。
（10：05—10：15休息）
（6）10：15—10：35貨代事業(yè)部總經(jīng)理蔡文敏做貨代事業(yè)部近期工作匯報(bào)。
（7）10：35—11：30總經(jīng)理左小嵐做總結(jié)發(fā)言。
6．與會(huì)人員：
公司領(lǐng)導(dǎo)：葛今中、陳曉春、左小嵐、吳靜。
辦公室：朱明潔。
人力資源部：朱莉。
財(cái)務(wù)部：黃巍。
營(yíng)運(yùn)部：王運(yùn)鴻。
市場(chǎng)開發(fā)部：徐進(jìn)、董國(guó)榮、陳庭浩、葉芳、虞志岳。
通關(guān)事業(yè)部/空運(yùn)：周昕、許德華。
外貿(mào)事業(yè)部：張彬。
貨代事業(yè)部/供應(yīng)鏈：蔡文敏。
儲(chǔ)運(yùn)事業(yè)部/新嘉物流：劉迪眉。
報(bào)檢部：張愉。
新海物流：葉飛紅、毛國(guó)華。
基浩商務(wù)：薛曉虹。
同誠(chéng)貨運(yùn)：羅大軍。
科飛信息：孫紅陽。
會(huì)議備注說明：
1．請(qǐng)發(fā)言人員于3月15日（周三）16：00之前將內(nèi)容發(fā)送至××××@163.com；聯(lián)系人：丁曉霞，聯(lián)系電話：8382461。
2．星光劇場(chǎng)對(duì)外開放時(shí)間為12：30，請(qǐng)各位經(jīng)理注意用餐時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)。
3．奧林匹克停車費(fèi)用為20元/天，建議可把車停到公司后步行到會(huì)場(chǎng)。
上海新東方報(bào)關(guān)有限公司辦公室
2020年3月13日
二、經(jīng)理例會(huì)管理制度范例
（一）××酒店部門經(jīng)理例會(huì)制度范文
一、例會(huì)地點(diǎn)：酒店三樓（如有變動(dòng)由總經(jīng)辦另行通知）。
二、政策目的：做好工作布置和總結(jié)，及時(shí)糾正工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，促進(jìn)各部門間的配合，加強(qiáng)檢查提高服務(wù)質(zhì)量，建立例會(huì)制度，同時(shí)通過制定此制度來規(guī)范酒店管理層例會(huì)順利進(jìn)行、工作落實(shí)。
三、概述：
1．周例會(huì)將于每周一14：00舉行。
2．各部門匯報(bào)工作情況，以及需提請(qǐng)總經(jīng)理或需要其他部門協(xié)調(diào)解決的問題。
