要做好吃、住、行等各個(gè)方面的保障服務(wù)，使與會(huì)代表有賓至如歸的感覺(jué)。
（1）飲食安排。會(huì)議餐飲以干凈、衛(wèi)生、可口為原則，以安排自助餐為主、圍餐為輔，并提前預(yù)留用餐空間。要照顧少數(shù)民族代表、身體不適者的特殊需要，酌情將相關(guān)要求下達(dá)給酒店宴會(huì)部門(mén)。代表房間有配送水果的，可發(fā)溫馨提示告知。
（2）宴請(qǐng)排位。會(huì)議一般不安排宴請(qǐng)。確有需要的，可安排一次歡迎或歡送宴會(huì)。宴請(qǐng)內(nèi)、外賓的排位是有明顯區(qū)分的，適用的原則不一樣，一個(gè)是以左為尊，一個(gè)是以右為尊，但目前一般都認(rèn)同國(guó)際慣例，逐漸接受以右為尊的安排原則。所以現(xiàn)在宴請(qǐng)內(nèi)、外賓的排位均可按國(guó)際慣例來(lái)操作。具體宴請(qǐng)排位包括桌次及座次的排位，桌次的安排，可按照“面門(mén)為上，以遠(yuǎn)為貴，居中為尊，以右為佳”的規(guī)則進(jìn)行；各餐桌之間的距離一般不少于1.5米，餐桌與主通道的距離不少于2米，與墻壁的距離不少于1.2米；座次的安排，同一張餐桌一般以面門(mén)居中者為上，對(duì)著門(mén)口、正中的位子為主位，其他座次以離主位的遠(yuǎn)近而定高低，右高左低（各桌的主位是同一方向）。中餐宴會(huì)，如有副主陪（第二主人），副主陪的座位在主陪的對(duì)面，一號(hào)客人在主人的右手，二號(hào)客人在主人的左手，三號(hào)客人在副主陪的右手，四號(hào)客人在副主陪的左手，以此類(lèi)推。需要指出的是，主人的位置如遇有特殊的場(chǎng)景因素（如用字畫(huà)或裝飾品另外標(biāo)示主位的方位等），應(yīng)視情況確定。另外，西餐宴會(huì)，一般習(xí)慣用長(zhǎng)桌，安排男女交叉就座或男女分坐，女士?jī)?yōu)先，其他與常規(guī)宴席排位無(wú)異。
（3）住宿安排。配置住房，要根據(jù)與會(huì)代表的職務(wù)、年齡、性別及健康狀況，區(qū)別對(duì)待，綜合考慮。副省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓一般安排住套間，處級(jí)以上職務(wù)的代表、科研院校學(xué)術(shù)帶頭人、教授及外地嘉賓可安排住標(biāo)準(zhǔn)單間，生活有禁忌的少數(shù)民族代表也可安排住單間。老同志、女同志可盡量安排在向陽(yáng)、通風(fēng)、衛(wèi)生條件好的樓層和房間。
（4）交通安排。會(huì)議期間，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)車(chē)輛調(diào)度工作，對(duì)車(chē)輛及駕駛員統(tǒng)一進(jìn)行管理、調(diào)配，對(duì)路上交通進(jìn)行疏導(dǎo)。代表住地離會(huì)場(chǎng)較遠(yuǎn)時(shí)，可安排擺渡車(chē)來(lái)回接送與會(huì)人員，并知會(huì)代表按時(shí)乘車(chē)、按車(chē)號(hào)人座。要預(yù)留機(jī)動(dòng)車(chē)輛，隨時(shí)保障領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓用車(chē)；已納人接待安排的，按接待預(yù)案派人派車(chē)。
（5）乘車(chē)排位。在一些正式場(chǎng)合，乘車(chē)也有座次排序的規(guī)矩，一般以“靠門(mén)為上、居右為上、方便為上、安全為上”，講究近門(mén)為貴，右尊左低，駕駛員后面第一排通常為最佳位置。如車(chē)輛為小轎車(chē)，則一號(hào)嘉賓座位在司機(jī)的右后邊，二號(hào)嘉賓座位在司機(jī)的正后邊，隨員座位則在司機(jī)的旁邊，后邊中間座位空著（為末位），一般不安排人員。如車(chē)輛為商務(wù)車(chē)，從方便出人考慮，座位順序依次是：中排右座、中排左座、后排中座、后排右座、后排左座、副駕駛座。如車(chē)輛為中巴車(chē)，按慣例是離門(mén)近者為主座，司機(jī)后面第一排即前排為尊，由前而后，后面各排的座次依次遞減。每一排座位的座次，講究“右高左低”，自右向左依次遞減。當(dāng)然，排座要照顧到領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的坐車(chē)習(xí)慣，尊重其本人對(duì)座位的選擇，他坐在哪里，哪里就是上座（如有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡坐在司機(jī)正后面的座位上，那個(gè)位置隱秘性比較好，而且安全系數(shù)比較高）。另外，如果坐在商務(wù)車(chē)中排座位的嘉賓中途下車(chē)，隨行工作人員應(yīng)請(qǐng)后排坐的嘉賓改坐中排座位，這會(huì)讓嘉賓體會(huì)到一種被尊重的感覺(jué)，也體現(xiàn)出一種會(huì)務(wù)精細(xì)化的服務(wù)。
（6）考察安排。安排參觀、考察，是會(huì)務(wù)工作一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容。要指定專(zhuān)人，對(duì)考察項(xiàng)目、行車(chē)路線、行車(chē)時(shí)間、中途休息點(diǎn)及用餐點(diǎn)提前進(jìn)行設(shè)計(jì)和勘察。條件允許時(shí)，可將考察活動(dòng)安排確定下來(lái)，事先編人會(huì)議手冊(cè)，讓代表一目了然。出發(fā)前，還要進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)參觀、考察人數(shù)，對(duì)人員進(jìn)行編組，引導(dǎo)參觀者按車(chē)輛編號(hào)上、下車(chē)；途中，安排人員介紹注意事項(xiàng)，講解沿途人文景觀及考察項(xiàng)目背景情況；考察完畢，再次清點(diǎn)人數(shù)，防止代表走散、漏乘車(chē)或上錯(cuò)車(chē)，保證考察人員平安歸來(lái)。
（7）行走排列。在領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓步行時(shí)，一般行走規(guī)則是以前為尊、前方高于后方、中央高于兩側(cè)、內(nèi)側(cè)高于外側(cè)。
地面行走位次：一般情況下，應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）走在前面，主陪人員跟在其左后方1～1.5米處；在領(lǐng)導(dǎo)不認(rèn)路的情況下，主陪人員可在其左前方1～1.5米處帶路，身體側(cè)向嘉賓，左手引導(dǎo)方向，不要背對(duì)嘉賓。
樓梯行走位次：上樓時(shí)領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）一般在前、主陪人員在后，下樓時(shí)主陪人員在前、領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）在后。對(duì)年紀(jì)較大的領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓），主陪可在其外側(cè)適當(dāng)攙扶。上下樓梯時(shí)如需引導(dǎo)，工作人員走在領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）左前方約三個(gè)臺(tái)階的距離，身體稍向后側(cè)，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）單行行進(jìn)和靠里單行。
上下電梯位次：電梯無(wú)人時(shí)，主陪人員先進(jìn)人（按住電梯按鈕），領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）后進(jìn)入；電梯有人時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）先進(jìn)，主陪人員后人；出電梯時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）先出，主陪人員在后。
上下飛機(jī)位次：副省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）由于乘飛機(jī)可走貴賓通道直達(dá)飛機(jī)懸梯口，上飛機(jī)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）一般先上懸梯（在艙門(mén)口與送機(jī)人員揮手道別），隨行人員后上；下飛機(jī)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)（嘉賓）一般先下懸梯（在艙門(mén)口與接機(jī)人員招手致意），隨行人員后下。
（8）看望安排。會(huì)議間隙，可由有關(guān)會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)同志帶隊(duì)，分組探望有關(guān)嘉賓及會(huì)議代表，了解人住賓館相關(guān)的服務(wù)情況，征詢(xún)對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見(jiàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正，或在力所能及的范圍內(nèi)加以改進(jìn)。
