筆者綜合以往組織大型會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，梳理、歸納出辦會(huì)過(guò)程中必須重視或留意的如下幾個(gè)問題。
（一）會(huì)務(wù)管理扁平化
要將“一人抓總，分工負(fù)責(zé)”作為辦會(huì)的首要原則確定下來(lái)，不折不扣地貫徹執(zhí)行。堅(jiān)決服從一人指揮，避免多頭指揮，確保統(tǒng)一部署、統(tǒng)一安排、統(tǒng)一步調(diào)。
（二）會(huì)務(wù)分工明晰化
根據(jù)會(huì)務(wù)總目標(biāo)，將會(huì)務(wù)工作分解、分配到位，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理地分工、使分工協(xié)作（如A/B角）、相互補(bǔ)位、責(zé)任到人的工作理念落到實(shí)處，以劃清邊界與責(zé)任，體現(xiàn)擔(dān)當(dāng)與合力。
（三）會(huì)務(wù)人員精干化
“兵不在多而在精，將不在勇而在謀”，以工作量相對(duì)飽和為準(zhǔn)則，由辦公室（綜合部門）工作人員為主來(lái)承擔(dān)會(huì)務(wù)，并由其負(fù)責(zé)到底，一般不臨時(shí)抽調(diào)其他人員，確保會(huì)務(wù)工作的穩(wěn)定性與持續(xù)性。
（四）會(huì)務(wù)信息對(duì)稱化
從某種意義上說(shuō)，會(huì)務(wù)工作是“流水”作業(yè)，容易因“信息不對(duì)稱”而受到“梗阻”。所以會(huì)務(wù)分組時(shí)，每一組要有一人充當(dāng)信息員，第一時(shí)間將信息傳遞給其他組（信息員），并傳達(dá)給組內(nèi)每一位成員，為會(huì)務(wù)工作無(wú)縫銜接奠定基礎(chǔ)。
（五）會(huì)務(wù)應(yīng)變及時(shí)化
要未雨綢繆，編制會(huì)務(wù)接待、會(huì)議考察、會(huì)場(chǎng)應(yīng)急等預(yù)案，以此縮短工作人員反應(yīng)與處置的時(shí)間。根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)變化的新情況及相關(guān)方面的新要求，對(duì)事先無(wú)應(yīng)對(duì)之策的突發(fā)事項(xiàng)要因地制宜，以變應(yīng)變，敢于負(fù)責(zé)。另外，面對(duì)新問題、新需求，要堅(jiān)持首問負(fù)責(zé)制，及時(shí)提供全程代理式跟蹤服務(wù)。
（六）會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)嚴(yán)密化
在會(huì)議運(yùn)作過(guò)程中，要精益求精，于細(xì)微處見功夫，縝密思考細(xì)節(jié)，發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)、觀察細(xì)節(jié)、溝通細(xì)節(jié)、處理細(xì)節(jié)，把簡(jiǎn)單的、普通的事情做得盡善盡美，把復(fù)雜的、零亂的事情做得滴水不漏，使會(huì)務(wù)各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作有條不紊地順利推進(jìn)。
（七）會(huì)務(wù)服務(wù)溫馨化
要熱情辦會(huì)，努力用優(yōu)質(zhì)的、零差錯(cuò)的服務(wù)“軟件”彌補(bǔ)某些硬件上或多或少的不足。會(huì)務(wù)人員要全情投人，熱烈款待、熱情微笑、熱心服務(wù)，時(shí)時(shí)處處體現(xiàn)溫馨的感染力，提高會(huì)議接待水平和服務(wù)質(zhì)量，以滿足參會(huì)代表“五星級(jí)”服務(wù)的要求。
（八）會(huì)務(wù)運(yùn)作高效化
要注重提升會(huì)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，苦練內(nèi)功，練就團(tuán)隊(duì)熟練辦會(huì)的硬功，切實(shí)提高辦會(huì)效率。盡量避免會(huì)前“一日一會(huì)”或高頻率的重復(fù)小會(huì)，防止會(huì)前打無(wú)謂的疲勞戰(zhàn)、消耗戰(zhàn)，做到規(guī)范辦會(huì)、流暢辦會(huì)、高效辦會(huì)。
（九）會(huì)議流程簡(jiǎn)便化
分析會(huì)議發(fā)展的趨勢(shì)，簡(jiǎn)化程序、減少環(huán)節(jié)、去除“繁文縟節(jié)”勢(shì)在必行。如：會(huì)議不設(shè)主席臺(tái)，只設(shè)發(fā)言席；不介紹領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓，直接進(jìn)人會(huì)議議程；會(huì)場(chǎng)確需排位的，不搞論資排輩，只按代表姓氏筆畫或姓氏拼音字母順序簡(jiǎn)單排序；就餐排座避免官本位主義，按抽簽結(jié)果就座或自由就座；等等，逐步樹立開會(huì)、辦會(huì)新風(fēng)尚。
（十）會(huì)議模式國(guó)際化
效法、遵循國(guó)際慣例，國(guó)內(nèi)會(huì)議與國(guó)際接軌的態(tài)勢(shì)越來(lái)越明顯。如：推行“圓桌會(huì)議”，淡化主次之分，消除貴賤之別，爭(zhēng)取平等交流、自由會(huì)談；改變國(guó)內(nèi)關(guān)于座次排列方面“左為尊”的傳統(tǒng)習(xí)慣，對(duì)內(nèi)的會(huì)議活動(dòng)排位排序，也漸漸遵從國(guó)際上一向認(rèn)同的“右為上”原則；等等。
（十一）會(huì)議硬件集成化
隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，多媒體應(yīng)用的日趨成熟，會(huì)議使用的“硬件”設(shè)備正在不斷被更新?lián)Q代，并逐步和會(huì)議相關(guān)“軟件”交叉融合，向系統(tǒng)化、集成化、智能化邁進(jìn)，使得會(huì)議的組織形式發(fā)生著深刻的變化，會(huì)議直接覆蓋、輻射的范圍也大為擴(kuò)展。如電視電話會(huì)議，通過(guò)集成一個(gè)視訊平臺(tái)，不但實(shí)現(xiàn)了會(huì)議信號(hào)的遠(yuǎn)程傳輸、圖像聲音的同步在線，還滿足了參會(huì)人員的實(shí)時(shí)交流需求，其提高會(huì)議效率的功能作用顯而易見。
（十二）會(huì)議發(fā)展無(wú)紙化
順應(yīng)資源節(jié)約型社會(huì)發(fā)展的要求，會(huì)議組織運(yùn)作方式也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)地加以改進(jìn)，推進(jìn)到一個(gè)新的階段——“無(wú)紙化”辦會(huì)階段。借助多媒體會(huì)議終端配備和“低功耗”流程設(shè)計(jì)，將會(huì)議簽到、實(shí)時(shí)發(fā)言、交流討論、投票表決、文件和數(shù)據(jù)服務(wù)、同聲傳譯、視頻顯示等進(jìn)行一體化技術(shù)“交換”、整合和革新，通過(guò)全電子模式實(shí)現(xiàn)交互式會(huì)議控制和管理，以期便捷、高效地操作實(shí)施“無(wú)紙化”會(huì)議，這將是今后會(huì)議轉(zhuǎn)型升級(jí)與持續(xù)發(fā)展的必由之路。
